Рекомендации по применению тестов при составлении отчетности
Допустим, к началу отчетного периода в базе 1С имеются
первичные документы, которые вводились в условиях "текучки".
Возможно, что часть документов вводилась в спешке, к примеру, отгрузочные
накладные выписывались в присутствии покупателя, другая часть выписывалась
младшим бухгалтером, работу которого еще пока надо проверять. Третья часть
документов или отсутствует, или отдана на подпись… Часть имеется, но содержит
«пороки», к примеру, нет подписей. Иными
словами – база 1С и сама первичка, хаотичны и требуют «причесывания». Применим
ряд наших программ- тестов в определенном порядке. В итоге, попробуем сформировать отчетность, автоматически
составим реестр отсутствующих документов или содержащих «пороки», оценим степень их влияния на выходную
отчетность, составим управленческий отчет.
Далее, по поступлении недостающих документов, мы можем повторно
«допричесать» учет, т.е. пройти весь этап тестов, ибо «на все, про все»
требуется не более часа. Итак.
- Сначала
тестируются и исправляются документы на предмет отсутствия заполнения
обязательных полей в диалогах 1С. Тест «Проверка документов». Тест
формальный, и носит предварительный характер.
- Для
торговых предприятий велика вероятность «красноты» на складе, что не
позволит «закрыть месяц». Чтобы не «тормозиться» с отчетностью,
предварительно применяем утилиту «Поступление товаров», которая формирует
временный приход товаров, компенсирующий отрицательные остатки на складе.
Впоследствии можно разобраться со складом, и отменить проведение этого
документа.
- Формируются
и проводятся периодические и регламентные документы. Утилита «Проведение
регламентов». Утилита автоматически создает документы по начислению
зарплаты, формирует записи книги
покупок и продаж, начисление амортизации, начисление налогов, и закрывает
месяц в бухгалтерском и налоговом учете. Одновременно, производится
упорядочивание этих документов в конце месяца. Цель теста – сам факт создания этих документов в базе, в то
время, как достоверность данных, содержащихся в них, будет скорректирована
позднее. К примеру, формирование
книги продаж – после выписки счетов-фактур на авансы.
- Тест
«Сопоставление расходов». Тест дает возможность сопоставить суммы и
наименование статей расходов, имеющихся в текущем месяце с расходами
предыдущих двух месяцев. Выявляются ошибки в виде «забывчивости»
(отсутствия в базе документов или их проведения) начисления периодических
расходов, к примеру, арендных платежей. Сопоставление статей расходов
близлежайших месяцев позволяет выявить возникший «пересорт» в
наименованиях. К примеру, оплата Интернета отнесена то на отдельный
аналитический разрез, то на «услуги связи». Производится исправление
наименований, доначисление расходов. У нас «поплыла» книга покупок,
закрытие месяца «уехало» с конца журнала текущего месяца, но мы это
исправим позднее.
- Утилита
«Формирование счетов-фактур на аванс». Утилита перепроводит документы
выписки и отгрузки, и по текущему сальдо расчетов создает в базе СФ на
авансы по каждому контрагенту. Утилита
автоматически решает проблему выписки СФ на авансы при отгрузке,
произошедшей в день поступления денег. Если в выписке стоит признак «БН»
(поступление денег в счет отгрузок без НДС), то СФ на аванс не
формируется.
- Тест
«Проверка СФ». Проверяем, на все ли отгрузки выписаны СФ и имеется ли
соответствие сумм в целом, и построчно. На все ли выписки сформированы СФ
на авансы? Если удалена отгрузка, удален ли СФ? Также можно проверить правильность формирования СФ полученных
в базе, если вы их там регистрируете.
- Снова
запускаем «Проведение регламентов», перемещая документы в конец месяца.
Перезаполняем «Формирование книги покупок» и продаж.
- Теперь
проверяем оборотно-сальдовую ведомость. Тест «Взаимоувязки ОСВ». Если у
нас незакрыты счета 26,44,90,91 в любом месяце с начала года, то тест
укажет на это. Тест покажет «красноту» по любому субконто, а также были ли
отрицательные остатки по 51 и 50 счету по дням. Тест покажет все обороты
по покупкам и реализации со ставкой, отличной от 18% - от кого, кому, на
какую сумму… Проведет взаимоувязку 62.2. и 76.АВ, и 19.3 и 60.1, 90.1 и
90.3 по расчетной ставке, и многое другое…. Другая функция теста - в
указании контрагентов со «сложными» расчетами – возврат товаров, комиссия,
покупка и продажа одновременно, применение 60, 62 счетов совместно с 76,
взаимозачеты…. Тест покажет, правильно ли выписаны СФ на авансы по каждому
контрагенту. Исправление, как правило, производится простым
перепроведением документов по выбранному контрагенту и перезаполнением
книг покупок и продаж.
- Утилита
«Анализ НДС» даст наглядную картину сопоставления всех оборотов НДС за
текущий год, причин «авансовых НДС» и их погашений, оплат в бюджет. Строки
таблицы соответствуют строкам декларации и итогов книг покупок и продаж.
- На
этой стадии, часто оказывается, что неправильно разнесена выручка по видам
деятельности, имеются «рожки» по 90 счету и т.п. Это обусловлено
некорректным заполнением справочника «Номенклатура». Поэтому, мы
рекомендуем проводить тест «Тест справочников», который, как и «Тест документов»,
проверяет заполненность полей элементов справочников «Контрагенты»,
«Материалы», «Номенклатура». К примеру, поле ИНН очень важно при
формировании книги покупок.
- Далее,
запускается утилита «Анализ финансовых результатов». Наглядно показывается
выручка по всем видам деятельности, или даже в разрезе сделок (договоров),
НДС, прямые расходы, доход и рентабельность вида деятельности
(сделки). Если сделка убыточна,
следует проанализировать состав прямых расходов, оценить правильность
формирования объемов незавершенного производства. Показываются
управленческие и коммерческие расходы при директ-костинге, а также размер
и вид расходов, исключаемых из налогооблагаемой базы. В итоге,
формируется таблица, по
значительному числу показателей соответствующая строкам декларации налога
на прибыль.
- Список
документов, принятых к учету, но содержащие пороки, распечатываются
утилитой «Пороки документов». Там же указываются документы, отсутствующие
вообще в печатном виде, но введенные в базу. К примеру, это может быть документ
«Услуги сторонних организаций» по арендным платежам, который
«запаздывает», но сумма Вам известна. Условие включения таких документов в
список предельно просто: в поле «Комментарий» документа в 1С Вы ставите
знак «!», а затем пишите любой текст, к примеру: «Нет СФ», «Нет подписи» и
т.п. Программа анализирует поле «Комментарий» на наличие знака «!» всех
документов и выводит их в список.
- Той
же утилитой «Пороки документов» можно сформировать список документов у
которых «все в порядке», но они требуют уточнения порядка их учета. Вы
ставите знак «?» и комментарий типа: «Уточнить счет затрат», «Почитать
инструкцию по …» и т.п.
- Утилитой
«Отчет по остаткам» формируем управленческий отчет для руководителя, содержащий в
компактной форме все остатки по основным счетам, сумму НДС к уплате
(возмещению), основные показатели по прибыли и сопоставляем эти итоги с
уровнем существенности, принятым при ведении учета.
- При
необходимости, уточняем состав документов и проходим снова по всему
вышеописанному процессу. Преимущества предлагаемого метода
описаны здесь...
Заключение:
Многие могут заметить, что часть описанных программ представлена не в виде
Тестов, а в виде Анализов показателей.
Дело в том, что граница между Тестом и Анализом весьма расплывчата в том
случае, когда Анализ дает картину «сравнительного характера». Т.е. наш Анализ -
это не просто констатация показателей, а возможность оценить, насколько
достоверны эти показатели. Это и
сближает их с «Тестами», которые реально подсчитывают количество ошибок или предупреждений.
Мы описали
методику с применением порядка десятка тестов, каждый из которых «по своему
необходим». Универсальный тест, проверяющий все участки учета и работающий на
всех предприятиях, написать очень сложно, ибо, во-первых, бухгалтерский учет
зависит от учетной политики, видов деятельности фирмы и ее специфики, а
во-вторых, к сожалению, не все бухгалтера придерживаются "правил"
ведения учета в 1С, заменяют документы на ручные операции, часть операций
делают в Excel, используют разные способы выписки счетов-фактур на авансы и т.п.
Поэтому, мы предлагаем именно отдельные тесты на "каждый случай",
которые, к тому же, мы готовы адаптировать под Ваши задачи.
|
