Учет материалов ведется в справочнике «Материалы», при этом каждому элементу справочника бухгалтер назначает субсчет счета «Материалы». Этот субсчет автоматически формируется в проводках документа «Поступление материалов». В этом документе пользователь лишен возможности явно указать тот субсчет, на которых, по его мнению, должен учитываться материал. Однако, имеются документы «Авансовые отчет», «Бухгалтерская справка», в которых субсчет можно ввести вручную. И, если указываемый субсчет не соответствует субсчету, назначенному в справочнике, то это приводит к сложностям последующего списания материалов. Методологией 1С вообще не рекомендуется использование данных документов для учета материалов. Также совершенно не допустимо изменение субсчета материала в справочнике, после того, как данный материал уже отражен в учете тем или иным документом. Будут сложности документах списания, инвентаризации ТМЦ и документе «Закрытие месяца».

   В качестве примера, попробуйте проделать следующее:

   Введите в справочник материал «Мышь», с субсчетом 10.6 «Прочие материалы». Оформите поступление этого материала документом «Поступление материалов». Проводка будет 10.6-60. Передайте материал в производство документом «Перемещение материала» с проводкой 26-10.6. Измените субсчет элемента справочника на 10.9. Снова попытайтесь провести передачу в производство. Программа проинформирует, что на складе материала не хватает. И, хотя вы даже сможете посмотреть проводки этого документа, но это будут «старые» проводки, просто не стертые в программе, а на счетах бухучета эти проводки отражены не будут, о чем свидетельствуют отсутствие кредитовых оборотов в ОСВ по счету.

   Приведенный пример отражает наиболее часто встречавшуюся попытку бухгалтеров «поменять» вид (субсчет) материала для возможности передачи его в эксплуатацию, при которой, как известно, материал должен быть учтен на субсчете 10.9 как инвентарь или спецодежда. Но, ошибка будет и при попытках иной замены субсчета, например, с 10.1 на 10.6 и т.п.

   Следующий пример также приводит к ошибкам. Введите в справочник материал «Мышь», с субсчетом 10.6 «Прочие материалы». Оформите поступление материала «напрямую» авансовым отчетом с корсчетом 10.9. Проводка будет 10.9-71. Убедитесь, что материал отражен на счете по ОСВ. Попытайтесь провести передачу в производство. Программа проинформирует, что на складе материала не хватает. Документ «Передача материалов в эксплуатацию» также не даст вам списать материал. Да и в документе «Инвентаризация ТМЦ» остатка также не будет. Т.е. «принадлежность» материала, в данном случае к «Инвентарю», определяется НЕ субсчетом его учета на бухгалтерских счетах, а «присвоением» его типа (субсчету) в справочнике «Материалы».

   Что можно порекомендовать бухгалтерам предприятий, на которых имеются сложности в учете материалов? Во-первых, выбрать для себя способ учета материалов поступающих через авансовые отчеты. Подробные рекомендации я приводил в статье «Проблема учета материалов…», в которой в целях простоты учета допускалось явное указание субсчета, но при этом, рекомендовалось пользоваться специальной внешней обработкой «Тест субсчета материалов». Во-вторых, отказаться от тщетных попыток изменить субсчета «Бухгалтерскими справками» или «Ручными операциями», типа Д10.9.- К10.6. В третьих, можно также внешней обработкой 1С выявить все документы, в которых имеется несоответствие субсчета проводок и субсчета элемента справочника. Если их немного – вручную внести исправления в прошлые периоды В большинстве случаев, это не должно повлиять на остатки и отчетность прошлых периодов, поскольку произойдет только перераспределение оборотов по субсчетам. В четвертых, если не приемлем предыдущий вариант, можно опять-таки выявить все материалы, субсчет которых в справочнике не соответствует, переместить их в группу, скажем, «Ошибочные материалы прошлых периодов», и создать копии элементов с исправленными субсчетами.