В своей прошлой публикации я вкратце обрисовал возможность применения принципа «единого информационного пространства» в работе бухгалтера с программой 1С Бухгалтерия. Теперь давайте поговорим о том, что снится в страшных снах бухгалтерам с большим документооборотом – о работе с первичкой.

Попробуйте поделить первичную документацию Вашего предприятия на две условных группы. Пусть в первую попадут документы, которых много, но они однотипны – накладные на отгрузку, счета-фактуры, выписки банка и т.п. Во вторую – документы, которых немного, но они весьма специфичны – акты взаимозачета, выбытие основных средств, материалы и инвентарь для торговых фирм, сверки с налоговыми и другие. В итоге можно вооружиться принципом – «90\10», который гласит: «Девяносто процентов однотипных документов надо научиться обрабатывать за 10% времени, и наоборот, десяти процентам специфичных документов можно посвятить 90% рабочего времени». Применяя этот принцип, главному бухгалтеру можно пересмотреть некоторые организационные моменты в своей работе:

Поручить работу по компьютерной обработке однотипных документов своим подчиненным с меньшей квалификацией, ибо такие операции зачастую совершаются простым копированием ранее имеющихся, по образцу. Возможно, даже целесообразно поступиться существующим разграничением работ по участкам, таким как банк, реализация, СФ, зарплата...

Специфические документы можно хранить отдельно в 1-2 папках, отсортировывая разделителями, благо таких документов немного. Незазорно, если эти папки будут вашими «настольными книгами». Кстати, вопросу хранения, архивации документов, оперативному поиску нужной бумаги, при ведении учета у наших клиентов, мы уделяем огромное внимание, но об этом, вероятно, стоит поговорить отдельно.

Настроить 1С на ввод однотипных операций. К примеру, если склад на предприятии только один, исключите, вообще, из порядка обхода запрос 1С на выбор склада. Применяйте «горячие клавиши». Даже экономия 1 сек на «холостой» ввод реквизита, или лишнее щелканье мышкой, в условиях сотен – тысяч однотипных документов даст существенное сокращение времени по их вводу.

Специфические документы, напротив, обрабатывать в 1С с максимальной конкретикой, сопровождая комментариями, расчетами. Если по специфическим операциям вам необходимо понимать суть сделки - кто, где, зачем и почему, то по однотипным сделкам постарайтесь абстрагироваться от конкретики, точнее, говоря бухгалтерским языком – аналитики. Называйте «ООО Солнышко» поставщиком, 23 млн. руб, - выручкой, а подводную лодку – товаром. В этом случае, все те же 90 процентов однотипных сделок «выродятся» в одну – «купил все-продал все», или «произвел все-продал все».

И напоследок, один важный вывод: Постарайтесь в учете «притягивать» новые сделки к однотипным. Даже, если «на вид», новая сделка кажется сложной и специфической, посмотрите, быть может, она, все-таки, может быть расчленена на несколько составляющих, каждая их которых несет в себе признаки «однотипной». И уж, «семь раз отмерьте», если, действительно, есть необходимость произвести ну очень специфичную сделку, ибо сил на учет такой операции уйдет немало.

Опубликовано в "Налоговом вестнике" №18-19 от 12 мая 2007 г.