Как и любая отрасль человеческих знаний, ЭК базируется на определенных «изначальных» понятиях. Перечислим те из них, с которыми придется столкнуться в дальнейшем.
Кибернетическая система - это множество взаимосвязанных объектов - элементов системы, способных воспринимать и перерабатывать информацию, а также обмениваться ее посредством связей. Элементы и связи обладают свойствами (показателями), каждое из которых может принимать некоторое множество значений. В нашем случае, кибернетическая система – это тандем «предприятие (руководитель)- аутсорсер (бухгалтер)». Связи - это документы, регистры, отчеты. Показатели связей – сроки предоставления отчетности, количество документов, размеры налогов и т.п.
Системный подход -рассмотрение вопроса с точки зрения кибернетики.
Состояние системы или отдельных его элементов. При изменении значений показателей элементов, элемент и сама система переходит в другое состояние, которое может быть равновесным или неравновесным. К примеру, после сдачи отчетности в учете прошлого периода отражается новая операция, что требует уточненной отчетности. До ее сдачи в налоговую, система неравновестна.
Сигнал или сообщение (т.е. совокупность сигналов) – воздействие, приводящее систему или элемент в измененное состояние. «Появившийся» документ в предыдущем примере и есть сигнал.
Вход – место приложения сигналов. В нашем примере, вход – это предприятие (а не аутсорсер). В зависимости от уровня детализации системы на элементы, входом может быть и конкретный работник предприятия, к примеру, менеджер по поставкам. У аутсорсера также есть вход, через который передаются первичные документы для обработки. В результате приложения ко входу сигналов меняются входные показатели – число документов.
Выход - место, через которое передаются сигналы в другую систему или другому элементу исходной системы. Возможно, в нашем примере, это будет курьер предприятия, передающий документы аутсорсеру. Изменение входных показателей приводит к изменению выходных. По отношению к предприятию, это может быть стоимость бухгалтерских услуг (при сдельной оплате). По отношению к бухгалтерскому учету, осуществляемому аутсорсером - это может быть задолженность поставщику, товарные запасы, налоги и т.п.
Глобальная целевая функция (ГЦФ) – применяется к системе в целом и определяет зависимость выходных показателей от входных. Глобальная целевая функция определяет тот показатель функционирования системы, который и необходимо «улучшить» методами экономической кибернетики. К примеру, это может быть минимизация налогов, сокращение бухгалтерского аппарата, снижение трудоемкости учета, повышение эффективности управленческого учета и т.п. Он формулируется тем лицом, который и применяет методы системного подхода. Причем, ГЦФ может меняться в зависимости от уровня состояния и развития фирмы.
Локальный целевой показатель (ЛЦП) – применяется к отдельному элементу системы, и определяет степень отклонения состояния элемента от равновесного. Он характеризует степень «незавершенности» процесса. К примеру, для экспедитора товаров, ЛЦП представляется в виде подписанной уполномоченным лицом покупателя товарно-транспортной накладной, свидетельствующей о доставке им товаров. Но для бухгалтера покупателя (также элемента системы) - эта накладная является лишь входным сигналом, выведшая его из равновесного состояния до момента оприходования товаров в учете.
Черный ящик – фрагмент системы, рассматриваемый как единое целое, наделенный входом и выходом. Черный ящик – это тоже элемент (или совокупность нескольких элементов) системы, но который рассматривается на определенном этапе без анализа «внутренней» его структуры. К примеру, если применять методы экономический кибернетики только по отношению в деятельности аутсорсера, предприятие может рассматриваться им как «черный ящик», поскольку совершенно неважно, как организована структура предприятия, кто и кем работает, как организован документооборот и т.п.. Важно, только чтобы вся первичная документация, а также иная информация о совершенных операциях была предоставлена аутсорсеру для учета. Расчленяя систему на отдельные «черные ящики» проще проводить анализ структуры системы в целом.